Política de Tratamiento de Datos Personales
Política de tratamiento de la información de Colcadenas Ltda., adoptada conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015.
1. Identificación del responsable del tratamiento
En cumplimiento del numeral 1 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, se informa:
- Razón social
- [RAZÓN SOCIAL COMPLETA SEGÚN CÁMARA DE COMERCIO]
- NIT
- [NIT CON DÍGITO DE VERIFICACIÓN]
- Domicilio
- Cali, Valle del Cauca, Colombia
- Dirección de notificaciones
- Calle 31 # 1A-26, Cali
- Correo electrónico
- ventas@colcadenas.com
- Teléfono
- (602) 442 3359
- Representante legal
- [NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL]
2. Definiciones
Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015:
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible
- Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Encargado del tratamiento
- Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento
- Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Aviso de privacidad
- Comunicación dirigida al titular mediante la cual se le informa de la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
- Transferencia
- Envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
- Transmisión
- Comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
3. Principios aplicables
Todo tratamiento que realice Colcadenas Ltda. se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
- Finalidad: obedece a una finalidad legítima, que se informa al titular.
- Libertad: solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial que releve del consentimiento.
- Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos.
- Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos y de la ley.
- Seguridad: se adoptan medidas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: se reserva la información aun después de finalizada la relación con el titular.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, y conforme al artículo 2.2.2.25.2.1 del Decreto 1074 de 2015, la recolección se limita a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad declarada.
4. Tratamientos y finalidades
Colcadenas Ltda. recolecta datos personales de clientes, clientes potenciales, proveedores y visitantes del sitio web colcadenas.com, con las siguientes finalidades:
- Atender solicitudes de información, asesoría técnica y contacto comercial.
- Elaborar y remitir ofertas o cotizaciones de productos.
- Gestionar pedidos, despachos, facturación y cartera.
- Prestar servicio posventa y atender garantías, quejas y reclamos.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales.
- Llevar el registro de proveedores y contratistas.
- [OTRAS FINALIDADES: SELECCIÓN DE PERSONAL, VIDEOVIGILANCIA, ETC.]
El envío de comunicaciones comerciales o publicitarias constituye una finalidad distinta y requiere autorización separada, según se indica en el apartado 13.
Si el titular no suministra los datos señalados como obligatorios, no será posible atender su solicitud ni ejecutar la relación comercial.
5. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, conforme al artículo 10 de la ley.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley y a las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización otorgada y solicitar la supresión de sus datos, de manera libre y voluntaria, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga permanecer en la base de datos; así como cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, evento en el cual la revocatoria o supresión procederá una vez la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el responsable o encargado incurrió en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El alcance del literal e) recoge la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, que declaró inexequible la expresión «sólo» y precisó que el titular también puede revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, sin que en ese caso se requiera pronunciamiento previo de la Superintendencia.
Conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, los derechos pueden ser ejercidos por el titular, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, y por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercen por quienes estén facultados para representarlos.
6. Área responsable de la atención de peticiones
En cumplimiento del numeral 4 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es:
- Área o cargo
- [ÁREA O CARGO RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS]
- Correo electrónico
- [CORREO HABILITADO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS]
- Dirección física
- Calle 31 # 1A-26, Cali, Valle del Cauca
- Teléfono
- (602) 442 3359
- Horario de atención
- Lunes a viernes, 8:00 a 17:00
7. Procedimientos para ejercer los derechos
7.1 Consulta
El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Colcadenas Ltda. La consulta se formulará por los canales señalados en el apartado 6, que permiten mantener prueba de la solicitud.
Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado, se expresarán los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2 Reclamo
El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Colcadenas Ltda. y deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañar los documentos que se quiera hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.3 Revocatoria de la autorización y supresión del dato
Conforme al artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015, el titular podrá en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La solicitud de supresión y la revocatoria no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
7.4 Queja ante la autoridad de control
Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento.
8. Autorización del titular
Colcadenas Ltda. solicita la autorización del titular a más tardar en el momento de la recolección de los datos, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015, salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.4 del mismo decreto, la autorización puede manifestarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que la otorgó. En ningún caso el silencio se asimila a una conducta inequívoca.
Colcadenas Ltda. conserva prueba de la autorización otorgada y la pone a disposición del titular cuando este la solicite.
9. Datos sensibles y datos de menores de edad
Cuando el tratamiento recaiga sobre datos sensibles, el titular no está obligado a autorizarlo y se le informará expresamente el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que versen sobre esos datos, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procede cuando responda al respeto de sus derechos prevalentes y atienda su interés superior, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.
10. Seguridad de la información
En cumplimiento del principio de seguridad y de los artículos 17, literal d), y 18, literal b), de la Ley 1581 de 2012, Colcadenas Ltda. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
[DESCRIBIR LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS]
Colcadenas Ltda. cuenta con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
11. Encargados, transmisiones y transferencias internacionales
Colcadenas Ltda. puede apoyarse en terceros que traten datos personales por su cuenta, como proveedores de alojamiento web, correo electrónico, mensajería y herramientas de gestión comercial. Con dichos encargados se suscriben los contratos de transmisión exigidos por el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y por el Decreto 1074 de 2015.
Las transferencias internacionales de datos personales se sujetan al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, que prohíbe la transferencia a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo las excepciones allí previstas, entre ellas la autorización expresa e inequívoca del titular. La Superintendencia de Industria y Comercio mantiene el listado de países con nivel adecuado de protección en el Título V, Capítulo Tercero, de su Circular Única.
[IDENTIFICAR ENCARGADOS Y SI SE UBICAN FUERA DE COLOMBIA]
13. Comunicaciones comerciales
El envío de mensajes publicitarios o promocionales por mensajes de texto, mensajería instantánea, correo electrónico o llamadas telefónicas se sujeta a la Ley 2300 de 2023 y requiere autorización previa y separada del titular, quien puede revocarla en cualquier momento por los canales del apartado 6, sin que ello afecte la atención de sus solicitudes comerciales ni la ejecución de la relación contractual.
14. Vigencia de la política y de las bases de datos
En cumplimiento del numeral 6 del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015:
- Fecha de entrada en vigencia de esta política
- [FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA]
- Período de vigencia de las bases de datos
- [PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS]
Conforme al artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015, los datos se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Cumplida la finalidad, los datos serán suprimidos.
15. Cambios en la política
Colcadenas Ltda. podrá modificar esta política. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los titulares por medios eficientes, antes de implementar la nueva política, conforme al artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015. La versión vigente es la publicada en esta página.
16. Marco legal
- Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, control previo de constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que compiló el Decreto 1377 de 2013.
- Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, para datos financieros, crediticios y comerciales.
- Ley 2300 de 2023, sobre comunicaciones comerciales y gestiones de cobranza.
- Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V.